NUEVO: Controle sus facturas de proveedor con Cuentas por Pagar

Si gestionas una empresa de transporte, ya sabes cómo suelen ser los últimos días del mes en la oficina. Las facturas de proveedor llevan semanas llegando y, cuando te sientas a cerrar todo, te encuentras intentando recordar qué llegó, qué se acordó, qué se aprobó y cuánto debes.

Ocupa un tiempo que no te sobra, y es el tipo de tarea en la que es fácil cometer pequeños errores y difícil detectarlos.

Cuentas por Pagar existe para cambiar esto. En lugar de dejar que las facturas de proveedor se acumulen hasta fin de mes, registras y apruebas cada una a medida que llega, y todas quedan reunidas en un único lugar. Así, cuando llega el momento de cerrar el mes, o de enviar tus propias facturas a tus clientes, los números ya están delante de ti y listos para usar.

Qué hace Cuentas por Pagar

Cuentas por Pagar es donde guardas las facturas que recibes de tus proveedores y te da una forma clara de gestionar cada una desde el momento en que llega hasta el momento en que se paga. En la práctica, esto significa que puedes:

• Registrar una factura en cuanto llega, con el proveedor, los importes y el documento original guardados juntos, para que nada se pierda en una mesa o en una bandeja de entrada.
• Aprobarla antes de cualquier pago, con un registro de quién la aprobó, para que los pagos solo salgan después de que alguien los haya revisado.
• Ver de un vistazo en qué punto está cada factura, si todavía está pendiente de aprobación, lista para pagar o ya tramitada, y cuánto debes al conjunto de tus proveedores.
• Mantener un rastro claro detrás de cada una, incluido el motivo y la persona responsable si alguna factura llega a cancelarse, para que siempre puedas justificar qué pasó y por qué.

Tener todo esto en un único lugar, en lugar de repartido entre bandejas de entrada, papel y hojas de cálculo, es la base sobre la que se apoya todo lo demás.

Conoce el coste real de cada trabajo

La idea es registrar una factura en el momento en que llega, en lugar de dejar que se acumule.

Solo tienes que elegir el proveedor, y su número de IVA y su dirección fiscal se rellenan automáticamente, para que no tengas que volver a escribir los mismos datos cada vez.

Después rellenas los datos de la factura, y Meight calcula la suma, los impuestos y el total a medida que avanzas. También puedes adjuntar el documento original, para que quede guardado con el registro y nunca tengas que buscarlo más tarde.

Como todo esto ocurre cuando llega la factura, tus costes quedan registrados a medida que entran, en lugar de reconstruirse a fin de mes. Siempre sabes a qué te has comprometido, cuánto te ha costado realmente un trabajo concreto y cuándo hay que pagar a cada proveedor, y eso es lo que te dice si la tarifa a la que lo realizaste te dejó algún margen.

Cuando la factura es de trabajo subcontratado, ni siquiera la registras a mano. Si emitiste ese trabajo a través de una orden de compra, generas la factura de proveedor directamente desde ella, y Meight la crea en Cuentas por Pagar con los datos ya rellenados. La factura y la orden de compra quedan vinculadas a partir de entonces, de modo que el trabajo que subcontrataste y la cuenta correspondiente nunca se separan.

Como cada factura lleva su fecha de vencimiento, puedes ver lo que viene y planificar en consecuencia, en lugar de que te pille por sorpresa. Sabes qué va a salir y cuándo, así que el fin de mes no trae sorpresas desagradables y puedes alinear tus cobros con lo que debes.

Mantén el control de lo que debes

Como todas las facturas de proveedor están en la misma lista, siempre puedes ver en qué punto está cada una y cuánto queda pendiente, sin tener que preguntar a nadie. Aprobar una factura forma parte de ese mismo flujo, en lugar de ser algo que ocurre aparte, en una llamada o en una respuesta rápida. Una factura tiene que aprobarse antes de poder pagarse, y Meight guarda un registro de quién la aprobó, así que ves no solo lo que se ha aprobado, sino también quién lo aprobó.

Esto significa que trabajas a partir de lo que realmente sabes, y no de lo que crees recordar. No tienes que ir llamando para saber si un pago se acordó, ni retroceder por mensajes antiguos para comprobar un importe, y nada se paga sin haberse revisado primero. En una oficina donde a menudo es la misma persona quien se ocupa de la planificación, la facturación y media docena de cosas más a la vez, tener esa claridad sobre lo que se debe quita un peso real del día.

Prepárate para cuando te pidan pruebas

Las inspecciones y auditorías tienen la costumbre de pedir justo el documento que no consigues encontrar. Con Cuentas por Pagar, todo lo relacionado con una factura queda reunido en un único lugar, incluidos los datos del proveedor, el número de factura y las fechas, el documento original y el registro de quién la aprobó. Si alguna factura se canceló, el motivo y la persona que la canceló también quedan archivados.

Así, cuando alguien te pide pruebas, ya las tienes. Puedes mostrar qué se facturó, qué se acordó, quién aprobó el pago y por qué se anuló algo, sin tener que rebuscar en correos antiguos ni reconstruir la historia después de los hechos. Para las empresas de transporte que operan en la UE, donde las exigencias documentales son estrictas y las preguntas pueden llegar en cualquier momento, poder responder en un par de minutos en lugar de perder una tarde con ello vale mucho.

Por qué esto importa a las empresas de transporte

Nada de esto tiene que ver con cambiar la forma en que diriges tu negocio. Tiene que ver con eliminar la fricción que se acumula alrededor de las facturas de proveedor cuando están repartidas por demasiados sitios.

Si las registras a medida que llegan y mantienes las pruebas adjuntas, el ajetreo de fin de mes va disminuyendo discretamente, mes a mes.

Cuentas por Pagar ya está disponible en Meight.

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