Seguimiento de flotas: cómo saber dónde están tus camiones

Saber dónde están los camiones siempre ha sido una de las partes más difíciles de llevar una empresa de transporte. En cuanto salen de la nave dejas de ver la operación, solo puedes preguntar por ella, y las respuestas suelen llegar un paso por detrás de lo que está pasando de verdad. Trabajas con la foto que cada uno ha podido darte, que casi nunca es la completa ni la más reciente.

Y ese desfase cuesta. Como la foto con la que trabajas va siempre algo retrasada, buena parte del día se va en averiguar dónde está cada cosa en lugar de en el trabajo en sí, las horas que das a los clientes no pasan de ser una estimación, y cualquier cosa que se cuestione después depende de la memoria y de lo que apuntaras en la hoja de ruta, que no llega a demostrar dónde estaba un camión y a qué hora.

No hay nada de malo en trabajar así. Es sencillamente lo que da de sí el oficio cuando no tienes forma de ver la operación en un solo sitio, según va pasando. El seguimiento de flotas cambia eso, y en esta guía verás qué es, por qué importa, cómo funciona y cómo elegir lo que mejor encaje con tu forma de trabajar.

¿Qué es el seguimiento de flotas?

El seguimiento de flotas es la herramienta que te permite ver en un mapa, en tiempo real, dónde está cada camión, y responder al momento a las preguntas de siempre: dónde está la carga y cuándo llega.

Además de la posición actual, tienes el histórico de cada camión: por dónde fue, dónde paró y cuánto tiempo. La mayoría de transportistas usa las dos cosas, porque solo juntas sacan partido de verdad.

Por qué necesitas saber dónde está cada camión

La diferencia más grande es que dejas de ir a remolque de las preguntas que no sabes responder.

Cuando ves dónde está cada camión, que un cliente pregunte por su entrega pasa a ser algo que resuelves en segundos, con una hora de llegada sacada de la ruta por la que va el camión de verdad y no de una suposición.

Pero hay mucho más. Saber qué decir, siempre, mantiene la confianza del cliente, y te pone por delante del problema en vez de andar explicándolo cuando ya ha pasado.

Además, tus respuestas se sostienen después. El sistema guarda por dónde fue cada camión y a qué hora, así que puedes mirar atrás cualquier día y ver qué pasó en realidad. Si más adelante alguien discute una hora de entrega, tienes algo sólido que enseñar en lugar de tirar de memoria.

Cómo funciona en la práctica

Un dispositivo en cada camión lee su posición por GPS y la manda por la red móvil a un software que abres en el móvil o en el ordenador. En el mapa, cada camión lleva la etiqueta del viaje que está haciendo y del conductor que va al volante, así que de un vistazo sabes cuál está dónde y qué lleva.

La información que recibes es más o menos la misma elijas el sistema que elijas. Ves dónde está cada camión ahora y por dónde ha pasado, a qué velocidad va, dónde y cuánto rato para, y los kilómetros que hace. La mayoría además te avisa cuando un camión llega a un cliente o sale de allí, así que sabes que ha llegado sin estar pendiente de la pantalla.

Seguimiento en directo o histórico de rutas

Hay dos tipos de seguimiento, y la diferencia está en cuándo manda el dispositivo su posición.

El seguimiento en directo manda la posición todo el rato, cada pocos segundos o cada minuto, así que el mapa enseña dónde está un camión ahora mismo. Así puedes dar una hora de llegada al momento y recibir avisos mientras el viaje sigue en marcha.

El histórico de rutas registra el recorrido según el camión circula, pero lo sube después, no en directo. Cuesta menos y va bien si solo quieres un registro para mirar atrás, aunque no ves dónde está un camión en ese instante.

Casi todos los sistemas que se venden hoy son en directo, como quiere la mayoría.

Cómo poner en marcha el seguimiento de flotas

Para ponerlo en marcha, basta con instalar un dispositivo en cada camión y conectarlo al sistema donde lo vas a usar.

Hay tres tipos habituales de dispositivo, y cada uno juega entre lo fijo que es y lo fácil que resulta moverlo. Uno cableado, conectado a la corriente del camión por un técnico, es el más estable y el más difícil de manipular. Uno enchufable, que va en el puerto de diagnóstico (OBD), se pone en segundos y se pasa de un camión a otro con facilidad, aunque queda más a la vista. Y una aplicación de móvil usa el propio móvil del conductor sin nada que instalar, pero solo registra mientras la aplicación está abierta.

Por sí solo, el dispositivo vuelca los datos en el software del proveedor. De verdad sale a cuenta cuando metes esa ubicación en el sistema que ya usas. Con un TMS, una integración directa o una API coloca la posición de cada camión junto al viaje y al cliente que le corresponden, en lugar de dejarla en una aplicación aparte que tienes que estar mirando.

Cómo elegir un proveedor

Casi todos los proveedores hacen lo básico más o menos igual de bien. Todos te enseñan dónde está un camión y por dónde ha pasado, y en las características técnicas, cosas como la cobertura o cada cuánto se actualiza la posición, hay poca diferencia real entre los serios para las rutas que hace una empresa de transporte. La elección se decide por el lado práctico y comercial, no por la ficha técnica.

¿Funciona con el sistema que ya usas? Esta es la que más importa, y la que más se salta la gente. Pregunta si hay una integración directa o una API para tu TMS, y que te lo enseñen funcionando en vez de fiarte de un "se conecta con todo".

A qué te ata el contrato. Mira cuánto tiempo de permanencia tienes, qué cuesta marcharte y si puedes llevarte tus datos cuando lo hagas. El coste real de cambiar está aquí, no en la cuota mensual.

El precio honesto por camión y mes. Suma el dispositivo, la tarjeta SIM y los datos, el montaje si lo hay y la cuota, y pídelo como una sola cifra por camión y mes para poder comparar de verdad. Ojo con los cargos por datos que no salen en el precio de cabecera.

Si tu gente lo va a usar de verdad. Se usa todos los días, en la oficina y en la carretera, así que un sistema claro y rápido de leer gana a otro con una lista de funciones más larga que nadie abre.

Soporte que coge el teléfono, en tu idioma. Cuando algo deja de funcionar, quieres dar con alguien que entienda tu operación y lo resuelva rápido, no quedarte en una cola de tickets.

Antes de firmar, pide una prueba con uno o dos camiones de verdad, en rutas que hagas habitualmente, durante unos días. Te dice más que cualquier ficha técnica.

Lo que más nos preguntan

¿Puedo ver por dónde han pasado mis camiones, no solo dónde están ahora? Sí. Además de la posición en directo, tienes un histórico de rutas para mirar atrás, con las paradas, las horas y el recorrido.

¿Cada cuánto se actualiza la posición? Depende del sistema, desde cada pocos segundos hasta un minuto, y menos a menudo en los más baratos. Para el día a día, saber más o menos dónde va un camión y cuándo llega, te vale cualquiera.

¿Funciona pasando fronteras o donde hay poca cobertura? Sí. Los dispositivos van sobre las redes móviles y cubren las rutas europeas, España y Portugal incluidas, sin que tengas que hacer nada. Si un camión cruza un tramo sin cobertura, guarda las posiciones y las manda cuando vuelve a tener señal, así que el viaje no se pierde.