Porque demora tanto a faturar e o que pode fazer?

A maior parte das transportadoras não sabe dizer exatamente quantos dias passam entre o camião descarregar e a fatura sair do escritório. Quase ninguém mede isto, e enquanto não o medir, pode tentar o que quiser para resolver o problema, mas vai estar sempre a adivinhar.

Por isso, antes de fazer qualquer coisa, meça. Um mês, uma folha de cálculo e este artigo é tudo o que precisa.

Antes de mexer em nada, tenha o número

A primeira reação é deitar a culpa nos documentos. Às vezes é mesmo isso, mas muitas vezes os documentos estão bem e o que se passa é que ficam no escritório durante uma semana até alguém lhes pegar. Também pode acontecer que só fature uma vez por mês porque sempre se fez assim. Até olhar de perto, não sabe o que lhe está a fazer mal.

Já falámos com bastantes transportadoras que se lançaram à digitalização à espera de faturar de imediato, e descobriram que metade do atraso estava noutro sítio completamente diferente.

Acompanhe uma viagem do princípio ao fim

Escolha qualquer viagem que tenha feito no mês passado e acompanhe-a desde o momento em que o destinatário assinou até o cliente receber a fatura. Queremos medir esse trajeto.

Começa quando o destinatário assina. Em papel é o que o motorista apontar na altura, em digital fica registado ao segundo. Depois esse documento tem de chegar a alguém no escritório que possa fazer alguma coisa com ele. Em digital é instantâneo, em papel o camião tem de voltar, e em rota longa isso pode ser três dias.

Quando chega ao escritório, alguém tem de conferir a assinatura, a data, os anexos e as reservas, se houver. Se falta alguma coisa, é um telefonema, e a fatura só sai quando estiver tudo certo.

Depois há mais um passo de que quase toda a gente se esquece, que é a fatura ter de sair do escritório. Quase nunca sai no mesmo dia em que é emitida. Há transportadoras que as agrupam e mandam à sexta, outras esperam pelo fecho do mês, outras têm de carregar num portal do cliente que é lento, por isso as faturas ficam dias num email por enviar.

Em cada viagem, esses são os quatro momentos que valem a pena medir. O tempo entre esses momentos define quanto demora a receber.

Onde se perde realmente o tempo

O motorista

A primeira coisa em que toda a gente pensa é no tempo que o papel demora a chegar do camião ao escritório.

Isso depende quase exclusivamente de como os seus motoristas se movem. Se a entrega é local, os documentos podem estar no escritório nessa mesma tarde. Se for rota longa, podem ser três ou quatro dias. Se for fim de semana, só os vê na segunda-feira.

Com documentos digitais, isto desaparece, porque o escritório vê a assinatura no momento. Em papel, o normal são dois a sete dias.

O escritório

As maiores surpresas costumam aparecer depois de os documentos chegarem ao escritório.

Se alguém na equipa tem de conferir cada documento à mão, voltar a meter os dados na faturação e ir atrás do que falta, isto arrasta-se facilmente cinco dias, mesmo com volumes pequenos.

Aqui um bom TMS faz diferença, porque vai buscar os dados do documento assinado e passa-os diretamente para um rascunho de fatura. A equipa só tem de a rever e enviar. Isto pode ser feito no próprio dia.

A fatura

Este é o momento mais traiçoeiro, porque a maior parte das transportadoras nem dá pela existência dele.

Por exemplo, se emite faturas durante a semana mas só as manda à sexta, está a acrescentar dois dias a cada fatura sem que ninguém no escritório dê por isso. Se as junta e manda no fecho do mês, acrescenta duas semanas. Cada coisa parece pouco, mas tudo somado pode dar trinta dias de atraso.

Some esses três tempos e já tem o seu ciclo. Esse é o número que lhe interessa.

Cada operação é diferente, mas estes são os números habituais.

• Documentos a voltar do camião, entre dois e sete dias em papel, menos de um em digital.
• Processamento no escritório, entre um e cinco dias, ou no próprio dia se estiver bem integrado com a faturação.
• Envio da fatura, entre zero e trinta dias, com o fecho do mês a puxar para cima.

Se o seu ciclo total está abaixo de cinco dias, vai bem.

Se está acima de dez, tem dinheiro parado, e a primeira coisa é perceber exatamente de onde lhe estão a sair esses dias.

O que fazer a seguir

Quando sabe de onde lhe estão a sair esses dias, já sabe também o que fazer.

Se o problema é o papel a demorar a voltar, é o mais fácil de resolver. Digitalizar elimina isto por completo. Tem o eCMR, que em Portugal vale tanto para transporte internacional como nacional. O motorista faz o destinatário assinar no telemóvel, o escritório vê isso na hora, e acabou andar atrás de papéis.

Se o problema é depois de chegar ao escritório, tem de olhar para como a sua equipa trabalha. Normalmente significa demasiadas verificações à mão e demasiada introdução manual de dados, ou um mau encaixe entre a documentação e a faturação. Um TMS que pega no documento assinado e o passa diretamente para a fatura, sem ninguém ter de copiar e colar, transforma isto de um trabalho de uma semana num trabalho de uma tarde.

Se o atraso vier sobretudo do envio da fatura, tem de olhar para o seu próprio ritmo de faturação. Se o contrato com o cliente não o obriga a faturar uma vez por mês, sair com cada fatura quando estiver pronta em vez de esperar por uma data fixa fá-lo receber mais depressa.

A questão é que quando tem o número, deixa de adivinhar e vê exatamente por onde se estão a ir os seus dias.

Perguntas frequentes

Faz sentido digitalizar tendo uma frota pequena? O problema do ciclo não desaparece por ser pequeno, só aparece com números mais pequenos. Uma frota mais pequena tem mais ou menos a mesma proporção de atraso que uma maior. Os euros parados são menos, mas a percentagem da faturação é parecida. As frotas pequenas costumam ter mais facilidade em adotar o eCMR, porque com menos clientes negoceia-se um a um em vez de todos ao mesmo tempo.

Que diferença há entre o eCMR e o documento eletrónico nacional? Operacionalmente, quase nenhuma. Legalmente são coisas diferentes. O eCMR é a versão eletrónica da guia CMR, reconhecida internacionalmente ao abrigo do Protocolo Adicional à Convenção CMR em praticamente toda a UE, incluindo Portugal. Para transporte nacional, cada país tem o seu próprio documento eletrónico equivalente. Em ambos os casos o fluxo é igual, só muda a base legal.

Isto serve se já usamos factoring? Sim. Cada dia que ganha dentro da sua operação é um dia a menos de factoring. O factoring não é grátis, costuma custar entre meio ponto e dois pontos de cada fatura adiantada, por isso encurtar o ciclo baixa o que precisa de adiantar ou o tempo durante o qual tem a fatura adiantada. Fechar a parte interna por sua conta sai mais barato do que pagar a alguém para a cobrir por si.

Não é melhor pressionar o cliente para pagar mais cedo? Pode tentar, e vale a pena fazê-lo em paralelo, mas é bastante mais difícil do que tratar do seu próprio ciclo. Negociar prazos mais curtos exige ter uma alavanca que se calhar não tem. O seu ciclo interno está sob o seu controlo e resolve-se mais depressa. As duas coisas complementam-se. Três dias a menos por dentro, mais dez dias a menos do cliente, já dão quase duas semanas a receber mais depressa.