Localização de frota: como saber onde andam os seus camiões

Saber onde andam os camiões sempre foi uma das partes mais difíceis de gerir uma transportadora. Assim que saem do parque, deixa de ver a operação e passa a só poder perguntar por ela, e as respostas chegam quase sempre um passo atrás do que está mesmo a acontecer. Trabalha com aquilo que cada um lhe foi dizendo, que raramente é a versão completa ou a mais recente.

Tudo isto tem um custo. Grande parte do dia vai em perceber onde anda cada coisa, e ainda assim as horas que dá aos clientes não passam de uma estimativa. Se mais tarde alguém questiona o que aconteceu, só tem a memória e os apontamentos do dia, que não mostram onde estava um camião e a que horas.

Não há nada de errado em trabalhar assim. É simplesmente assim que funciona quando não há forma de ver a operação num só sítio, à medida que acontece. A localização de frota muda isso, e ao longo deste guia vai ver o que é, porque importa, como funciona e como escolher o que melhor encaixa na sua maneira de trabalhar.

O que é a localização de frota?

Localização de frota é a ferramenta que lhe permite ver num mapa, em tempo real, onde está cada camião, e responder de imediato às perguntas de sempre: onde está a carga e quando chega.

Além da posição atual, fica com o histórico de cada camião: por onde foi, onde parou e durante quanto tempo. A maioria das transportadoras usa as duas coisas, porque só juntas tiram verdadeiro partido.

Porque precisa de saber onde anda cada camião

A maior diferença é que deixa de andar a reboque de perguntas que não sabe responder.

Quando vê onde está cada camião, um cliente que pergunta pela entrega passa a ser algo que resolve em segundos, com uma hora de chegada tirada da rota por onde o camião anda mesmo e não de um palpite.

Mas há muito mais. Saber o que dizer, sempre, mantém a confiança do cliente, e põe-no à frente do problema em vez de andar a explicá-lo depois de já ter acontecido.

Além disso, as suas respostas aguentam-se mais tarde. O sistema guarda por onde foi cada camião e a que horas, por isso pode recuar a qualquer dia e ver o que aconteceu mesmo. Se mais à frente alguém discutir uma hora de entrega, tem algo concreto para mostrar em vez de puxar pela memória.

Como funciona na prática

Um dispositivo em cada camião lê a posição por GPS e envia-a pela rede móvel para um software que abre no telemóvel ou no computador. No mapa, cada camião aparece identificado com a viagem que está a fazer e o condutor que vai ao volante, por isso num relance sabe qual está onde e o que leva.

A informação que recebe é mais ou menos a mesma, escolha o sistema que escolher. Vê onde está cada camião agora e por onde andou, a que velocidade vai, onde e quanto tempo para, e os quilómetros que faz. A maioria avisa-o ainda quando um camião chega a um cliente ou sai de lá, por isso sabe que chegou sem ter de estar de olho no ecrã.

Em tempo real ou histórico de rotas

Há dois tipos de localização, e a diferença está em quando o dispositivo envia a posição.

A localização em tempo real envia a posição a toda a hora, de poucos em poucos segundos ou ao minuto, por isso o mapa mostra onde está um camião agora mesmo. Assim consegue dar uma hora de chegada na hora e receber avisos enquanto a viagem ainda decorre.

O histórico de rotas regista o percurso à medida que o camião circula, mas só o carrega mais tarde, não em direto. Fica mais barato e serve bem se só quer um registo para consultar depois, embora não veja onde está um camião naquele instante.

Quase todos os sistemas que se vendem hoje são em tempo real, como a maioria quer.

Como pôr a localização de frota a funcionar

Para a pôr a funcionar, basta instalar um dispositivo em cada camião e ligá-lo ao sistema onde a vai usar.

Há três tipos comuns de dispositivo, dos mais fixos aos mais fáceis de tirar e pôr noutro camião. Um dispositivo cablado, ligado à corrente do camião por um técnico, é o mais estável e o mais difícil de mexer. Um que se liga à tomada de diagnóstico (OBD) instala-se em segundos e passa de um camião para outro com facilidade, embora fique mais à vista. Uma aplicação de telemóvel usa o próprio telemóvel do condutor, sem nada para instalar, mas só regista enquanto a aplicação está aberta.

Por si só, o dispositivo despeja os dados no software do fornecedor. Compensa mesmo quando mete essa localização no sistema que já usa. Com um TMS, uma integração direta ou uma API coloca a posição de cada camião junto à viagem e ao cliente a que pertence, em vez de a deixar numa aplicação à parte que tem de andar a consultar.

Como escolher um fornecedor

Quase todos os fornecedores fazem o básico mais ou menos igual de bem. Todos mostram onde está um camião e por onde andou, e nas características técnicas, coisas como a cobertura ou de quanto em quanto tempo atualiza a posição, há pouca diferença real entre os sérios para as rotas que uma transportadora faz. A escolha decide-se pelo lado prático e comercial, não pela ficha técnica.

Funciona com o sistema que já usa? Esta é a que mais conta, e a que mais gente salta. Pergunte se há integração direta ou API para o seu TMS, e peça que lho mostrem a funcionar em vez de acreditar num "liga-se a tudo".

A que fica preso no contrato. Veja quanto tempo de fidelização tem, quanto custa sair e se pode levar os seus dados consigo quando o fizer. O custo real de mudar está aqui, não na mensalidade.

O preço honesto por camião e por mês. Some o dispositivo, o cartão SIM e os dados, a instalação se a houver, e a mensalidade, e peça tudo como um único valor por camião e por mês para poder comparar a sério. Atenção aos custos de dados que não aparecem no preço anunciado.

Se a sua equipa o vai mesmo usar. É usado todos os dias, no escritório e na estrada, por isso um sistema claro e rápido de ler ganha a outro com uma lista de funções mais longa que ninguém abre.

Apoio que atende, na sua língua. Quando algo deixa de funcionar, quer apanhar alguém que perceba a sua operação e o resolva depressa, e não ficar numa fila de pedidos.

Antes de assinar, peça um teste com um ou dois camiões reais, em rotas que faça habitualmente, durante uns dias. Diz-lhe mais do que qualquer ficha técnica.

Perguntas Frequentes (FAQ)

Consigo ver por onde os meus camiões andaram, e não só onde estão agora? Sim. Além da posição em tempo real, tem um histórico de rotas para consultar, com as paragens, as horas e o caminho percorrido.

De quanto em quanto tempo atualiza a posição? Depende do sistema, de poucos em poucos segundos até cerca de um minuto, e menos vezes nos mais baratos. Para o dia a dia, saber mais ou menos onde anda um camião e quando chega, qualquer um serve.

Funciona a passar fronteiras ou onde há pouca cobertura? Sim. Os dispositivos assentam nas redes móveis e cobrem as rotas europeias, incluindo entre Portugal e Espanha, sem que tenha de fazer nada. Se um camião atravessa um troço sem cobertura, guarda as posições e envia-as quando volta a ter sinal, por isso a viagem não se perde.