La optimización de rutas es un término que todo el mundo en el transporte ha oído, pero la mayor parte de lo que se escribe sobre ella trata de entregas, no del transporte de mercancías. En el fondo, significa elegir rutas y cargas para que el camión gane más por cada kilómetro que recorre y circule en vacío lo menos posible.
En las entregas, optimizar una ruta significa poner muchas paradas pequeñas en el mejor orden para una furgoneta que trabaja dentro de una ciudad. Para un transportista, abarca decisiones que valen mucho más que el orden de las paradas.
Cómo funciona la optimización de rutas, de un solo viaje a toda la flota
Para un transportista, la optimización de rutas funciona viaje a viaje y en toda la flota al mismo tiempo.
En un solo viaje, la cuestión principal es la ruta. Entre dos puntos casi siempre hay más de una ruta posible, y la mejor es la que tiene el menor coste total. Los peajes cambian de carretera a carretera y de país a país, el precio del gasóleo cambia al cruzar una frontera, y los tiempos de conducción y descanso deciden dónde puede parar el conductor, así que la ruta que sale más barata al final puede no ser ni la más corta ni la más rápida. Optimizar un viaje significa comparar las opciones en euros, para ese camión y esa carga, y elegir la que deja más margen.
En la flota, la cuestión pasa a ser qué camión lleva qué carga. Quien asigna una carga a un camión también está decidiendo dónde va a estar mañana, y si allí habrá carga para él o solo un trayecto en vacío. Optimizar a este nivel significa cruzar camiones y cargas de toda la flota, con varios días de antelación, para que los viajes se encadenen y los kilómetros en vacío se mantengan bajos.
Un viaje puede parecer perfecto por sí solo y aun así ser la elección equivocada, porque deja el camión en un sitio sin nada que traer de vuelta, así que un transportista gana más optimizando el viaje y la flota a la vez que cada uno por separado.
Los costes de circular con rutas sin optimizar
Cuando nadie optimiza las rutas y la asignación de las cargas, el dinero se escapa por varios sitios:
- Kilómetros en vacío, recorridos a coste completo y sin facturar nada
- Gasóleo comprado al precio equivocado, en el lado equivocado de la frontera
- Peajes más altos de lo necesario, porque nadie comparó las carreteras
- Camiones y conductores parados, porque las horas o el calendario no encajaban
- Cargas rechazadas, cuando en realidad había un camión libre para llevarlas
El coste más claro es el kilómetro en vacío. Según Eurostat, en 2024 más de una quinta parte de los kilómetros recorridos por los vehículos de transporte de mercancías por carretera en la UE (21,6%) se hicieron en vacío. Un kilómetro en vacío cuesta casi lo mismo que uno cargado, porque el camión paga los mismos peajes, gasta las mismas horas de conductor y desgasta los mismos neumáticos. Los costes fijos tampoco se detienen, porque el seguro y el salario del conductor hay que pagarlos tanto si hay carga en el remolque como si no. Cuando un plan mejor convierte un kilómetro en vacío en un kilómetro cargado, el camión gasta lo mismo, pero al final del viaje hay ingresos extra.
El gasóleo es el segundo sitio donde se nota el dinero. Es uno de los mayores costes de mantener un camión en marcha, y en las rutas internacionales el precio cambia en cada frontera, así que dos conductores que hacen el mismo viaje pueden entregar facturas de combustible muy diferentes según dónde haya llenado cada uno el depósito. Sin un plan de repostajes, nadie se da cuenta de esa diferencia, porque el gasóleo aparece todo junto en las cuentas a final de mes.
Los peajes son otro coste que depende de la ruta. Carreteras distintas hacia el mismo destino pueden tener precios de peaje muy diferentes, así que un camión que va siempre por la carretera de siempre, sin que nadie compruebe las alternativas, puede estar pagando más de lo necesario en cada viaje. A lo largo de un año de viajes repetidos, esa diferencia suma mucho dinero.
Luego está el tiempo, que al final también acaba siendo dinero. Un conductor que se queda sin horas de conducción cerca del destino tiene que parar donde está, con el cliente esperando al otro lado, y el viaje siguiente ya empieza con retraso. Y rechazar trabajo también cuesta dinero, porque cuando un cliente pide un viaje extra y nadie sabe si hay un camión libre para hacerlo, la respuesta es no. Ese rechazo nunca aparece en ningún informe, es simplemente un ingreso que nunca llegó.
Qué dicen los números sobre la optimización de rutas
La prueba más sólida de que la optimización compensa está en los mismos datos de Eurostat. En 2024, cerca de una cuarta parte (25,8%) de los kilómetros recorridos en el transporte nacional en la UE fueron en vacío, mientras que en el transporte internacional el porcentaje fue del 12,6%. Gran parte de esta diferencia es planificación, porque nadie manda un camión a cruzar Europa sin pensar en lo que va a traer de vuelta, mientras que un viaje nacional corto es fácil de hacer por costumbre. Donde se planifica el regreso, la circulación en vacío se reduce a la mitad.
Para los transportistas de España, los números pesan todavía más, porque las flotas españolas son el segundo mayor operador de transporte internacional de mercancías por carretera de la UE, con el 12,3% de todas las toneladas-kilómetro internacionales en 2025, solo por detrás de Polonia. En el transporte internacional, la carga de retorno decide el viaje, así que para una flota española cada asignación y cada elección de ruta valen más de lo que sugiere la media europea.
Cómo puede ayudar un TMS en la optimización de rutas
Hacer estas cuentas a mano, para cada viaje y cada camión, con varios días de antelación, no es realista, y en una empresa de transporte este trabajo le corresponde al TMS (sistema de gestión del transporte), el sistema que ya gestiona la operación. La optimización solo funciona con datos reales, y esos datos ya están en el TMS. El sistema sabe qué camiones están libres y dónde, qué conductores tienen horas disponibles y qué cargas están esperando, así que puede sugerir las combinaciones que una persona tardaría horas en encontrar.
A partir de ahí, el TMS optimiza cada viaje. Compara las rutas posibles en euros, con peajes y gasóleo incluidos, comprueba los tiempos de conducción y descanso del conductor para no asignar nunca un viaje que no pueda terminar, y envía el resultado directamente a la app del conductor. Cuando algo cambia durante el día, una carga que se retrasa o un viaje que se cancela, el plan se rehace con la flota tal como está, y cada camión y cada conductor trabaja con la versión actualizada.
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