Gestión de Órdenes de Compra
Subcontrata una carga a un proveedor, sigue la orden de compra por sus estados y crea la factura de proveedor.
Lo que vas a aprender con esta guía
- Qué contiene una orden de compra y dónde encontrarla
- Cómo crear una al subcontratar una carga
- Cómo abrir una orden de compra y actuar sobre ella
- Los estados por los que pasa una orden de compra
- Cómo se crea la factura de proveedor en Cuentas por Pagar
Para qué sirve
Cuando entregas un trabajo a un subcontratista, la orden de compra es el registro de ello. Contiene el proveedor, las tareas que entregaste y cuánto te cuesta ese trabajo.
La usas cuando subcontratas una carga, cuando quieres ver en qué punto está el trabajo subcontratado o cuando llega el momento de crear la factura de proveedor de ese trabajo.
Una orden de compra sale de una carga que subcontratas, así que el trabajo siempre existe primero. A partir de ahí puedes revisarla, hacerla avanzar y crear la factura de proveedor a partir de ella.
Dónde encontrar tus órdenes de compra y qué contiene cada una
Están en Proveedor, en la pestaña Órdenes de compra. Selecciona una y se abre a página completa con dos pestañas, Propiedades y Ver documento.
La pestaña Propiedades muestra la Información del proveedor, los Detalles del documento con el estado, el número de factura, la fecha de contabilización y la fecha de la factura, los Conceptos, y las Tareas que componen el trabajo subcontratado. Cada tarea tiene su propio estado, Subcontratado por ejemplo. Abajo tienes la suma, los impuestos y el total con impuestos incluidos.
Los estados por los que pasa una orden de compra
Una orden de compra pasa de Emitido a Facturado. Rechazado es el único estado fuera de esa secuencia.
- Emitido — Una orden de compra tiene que llegar a este estado antes de poder facturarse.
- Facturado — Se ha generado la factura de proveedor.
- Rechazado — Una orden de compra puede pasar aquí desde Emitido y volver otra vez a Emitido, así que un rechazo hecho por error no es definitivo.
Cómo crear una orden de compra
Abre Cargas
Ve a Cargas. La lista se abre con las cargas existentes.
Encuentra la carga que vas a entregar
Selecciona el menú de tres puntos de esa fila para ver las acciones de la carga.
Empieza la subcontratación
Selecciona Subcontratación. Se abre un formulario de subcontratación.
Elige el proveedor y guarda
Elige el proveedor, confirma los datos y guarda. Meight crea la orden de compra.
Aparece en Proveedor, en la pestaña Órdenes de compra.
Cómo abrir una orden de compra y actuar sobre ella
Abre la lista
Ve a Proveedor y selecciona la pestaña Órdenes de compra.
Abre una orden de compra
Selecciónala para ver la página completa, o usa el menú de tres puntos de la fila si solo necesitas una acción rápida.
Revisa el trabajo
Recorre Propiedades para ver el proveedor, los detalles del documento, los conceptos y las tareas. Ver documento te muestra el propio documento.
Elige una acción
Las acciones están a la derecha. Ahí tienes Generar factura y Mover a rechazado, y Otras acciones reúne el resto de cambios de estado. Solo ves lo que permite el estado actual.
Haz varias a la vez
Selecciona más de una orden de compra en la lista y crea las facturas juntas.
Cómo crear la factura de proveedor
Este es el paso que convierte el trabajo subcontratado en algo que tienes que pagar. Hazlo cuando el trabajo esté acordado y la orden de compra esté en Emitido.
Abre la orden de compra
Ve a Proveedor, selecciona la pestaña Órdenes de compra y abre una que esté en Emitido.
Crea la factura
Selecciona Generar factura y confirma. La orden de compra pasa a Facturado.
Mira lo que se ha generado
Aparece un panel Documentos relacionados con el documento de Cuentas por Pagar, con su estado, suma, impuestos, total y fecha de vencimiento.
La misma factura aparece también en Proveedor, en la pestaña Documentos financieros, así que puedes llegar a ella desde cualquiera de los dos lados.
¿Por qué es importante esto para tu operación?
La subcontratación es muchas veces la parte de la operación que vive fuera del sistema. Una llamada, un precio acordado en el momento, una nota en el correo de alguien. Mantener el trabajo como registro significa que quien necesita saber qué se entregó puede verlo, y no solo quien lo gestionó.
Cuando llega la factura del subcontratista, ya tienes lo que se acordó. Las paradas, la mercancía y el precio quedaron definidos cuando se entregó el trabajo, así que puedes contrastar la factura con el trabajo en lugar de volver a los mensajes para averiguar a qué servicio corresponde.
También puedes ver qué trabajos subcontratados ya se han facturado y cuáles siguen abiertos, sin llevar una lista aparte.