Gestão de ordens de compra
Subcontrate um frete a um fornecedor, acompanhe a ordem de compra pelos seus estados e crie a fatura de fornecedor.
O que vai aprender com este guia
- O que uma ordem de compra contém e onde a encontrar
- Como criar uma ao subcontratar um frete
- Como abrir uma ordem de compra e agir sobre ela
- Os estados por que passa uma ordem de compra
- Como a fatura de fornecedor é criada em Contas a Pagar
Para que serve
Quando entrega um trabalho a um subcontratado, a ordem de compra é o registo disso. Contém o fornecedor, as tarefas que entregou e quanto lhe custa esse trabalho.
Usa-a quando subcontrata um frete, quando quer ver em que ponto está o trabalho subcontratado, ou quando chega a altura de criar a fatura de fornecedor para esse trabalho.
Uma ordem de compra vem de um frete que subcontrata, por isso o trabalho existe sempre primeiro. A partir daí pode revê-la, fazê-la avançar e criar a fatura de fornecedor a partir dela.
Onde encontrar as suas ordens de compra e o que está numa delas
Estão em Fornecedor, no separador Ordens de compra. Selecione uma e abre em página inteira com dois separadores, Propriedades e Visualizar documento.
O separador Propriedades mostra a Informação do fornecedor, os Detalhes documento com o estado, o número de fatura, a data de lançamento e a data da fatura, as Rubricas, e as Tarefas que compõem o trabalho subcontratado. Cada tarefa tem um estado próprio, Subcontratado por exemplo. No fundo tem a soma, os impostos e o total incluindo impostos.
Os estados por que passa uma ordem de compra
Uma ordem de compra passa de Emitido a Faturado. Rejeitado é o único estado fora dessa sequência.
- Emitido — Uma ordem de compra tem de chegar a este estado antes de poder ser faturada.
- Faturado — A fatura de fornecedor foi gerada.
- Rejeitado — Uma ordem de compra pode ser movida para aqui a partir de Emitido, e voltar novamente a Emitido, por isso uma rejeição feita por engano não é definitiva.
Como criar uma ordem de compra
Abra os Fretes
Vá a Fretes. A lista abre com os fretes existentes.
Encontre o frete que vai entregar
Selecione o menu de três pontos nessa linha para ver as ações do frete.
Comece a subcontratação
Selecione Subcontratar. Abre um formulário de subcontratação.
Escolha o fornecedor e guarde
Escolha o fornecedor, confirme os dados e guarde. O Meight cria a ordem de compra.
Aparece em Fornecedor, no separador Ordens de compra.
Como abrir uma ordem de compra e agir sobre ela
Abra a lista
Vá a Fornecedor e selecione o separador Ordens de compra.
Abra uma ordem de compra
Selecione-a para ver a página completa, ou use o menu de três pontos na linha se só precisar de uma ação rápida.
Verifique o trabalho
Percorra Propriedades para o fornecedor, os detalhes do documento, as rubricas e as tarefas. Visualizar documento mostra-lhe o próprio documento.
Escolha uma ação
As ações estão à direita. Gerar fatura e Mover para rejeitados estão aí, e Outras acções reúne as restantes mudanças de estado. Só vê o que o estado atual permite.
Faça várias de uma vez
Selecione mais do que uma ordem de compra na lista e crie as faturas em conjunto.
Como criar a fatura de fornecedor
Este é o passo que transforma trabalho subcontratado em algo que tem a pagar. Faça-o quando o trabalho estiver acordado e a ordem de compra estiver em Emitido.
Abra a ordem de compra
Vá a Fornecedor, selecione o separador Ordens de compra e abra uma que esteja em Emitido.
Crie a fatura
Selecione Gerar fatura e confirme. A ordem de compra passa a Faturado.
Veja o que resultou
Aparece um painel Documentos relacionados com o documento de Contas a Pagar, com o seu estado, soma, impostos, total e data de vencimento.
A mesma fatura aparece também em Fornecedor, no separador Documentos financeiros, por isso pode lá chegar por qualquer um dos lados.
Porque é que isto é importante para a sua operação?
A subcontratação é muitas vezes a parte da operação que vive fora do sistema. Um telefonema, um preço acordado na hora, uma nota na caixa de correio de alguém. Manter o trabalho como registo significa que quem precisa de saber o que foi entregue consegue vê-lo, e não apenas quem tratou do assunto.
Quando a fatura do subcontratado chega, já tem o que foi acordado. As paragens, a carga e o preço ficaram definidos quando o trabalho foi entregue, por isso pode confrontar a fatura com o trabalho em vez de voltar às mensagens para perceber a que serviço diz respeito.
Também consegue ver que trabalhos subcontratados já foram faturados e quais continuam em aberto, sem manter uma lista à parte.