NOVO: Controle as faturas de fornecedor com Contas a Pagar

Se gere uma transportadora, já sabe como costumam ser os últimos dias do mês no escritório. As faturas de fornecedor andam a chegar há semanas e, quando se senta para fechar tudo, dá por si a tentar lembrar-se do que chegou, do que foi acordado, do que foi aprovado e de quanto tem a pagar.

Ocupa tempo que não tem de sobra, e é o tipo de trabalho onde os pequenos erros são fáceis de cometer e difíceis de detetar.

A Contas a Pagar da Meight existe para mudar isto. Em vez de deixar as faturas de fornecedor acumularem-se até ao fim do mês, regista e aprova cada uma à medida que chega, ficando todas reunidas num só lugar. Assim, quando chega a altura de fechar o mês, ou de enviar as suas próprias faturas aos seus clientes, os números já estão à sua frente e prontos a usar.

‍Contas a Pagar: O que faz?

Contas a Pagar é onde guarda as faturas que recebe dos seus fornecedores e dá-lhe uma forma clara de tratar cada uma desde o momento em que chega até ao momento em que é paga. Na prática, isto significa que pode:

• Registar uma fatura assim que chega, com o fornecedor, os valores, os impostos e o documento original guardados em conjunto, para que nada se perca numa secretária ou numa caixa de entrada.
• Aprová-la antes de qualquer pagamento, com um registo de quem a aprovou, para que os pagamentos só saiam depois de alguém os ter verificado.
• Ver rapidamente em que ponto está cada fatura, se ainda está por aprovar, pronta a pagar ou já tratada, e quanto tem a pagar a todos os seus fornecedores.
• Manter um historial claro por trás de cada uma, incluindo o motivo e a pessoa responsável se alguma fatura for cancelada, para que possa sempre justificar o que aconteceu e porquê.

Ter tudo isto num só lugar, em vez de espalhado por caixas de entrada, papel e uma ou outra folha de cálculo, é a base sobre a qual assenta tudo o resto.

Saiba quanto custa realmente cada trabalho

A ideia é registar uma fatura no momento em que chega, em vez de a deixar acumular.

Quando o faz, escolhe o fornecedor, e o número de IVA e a morada fiscal são preenchidos automaticamente, para que não tenha de reescrever os mesmos dados de cada vez. Acrescenta o número de fatura e as datas, incluindo a data de vencimento, e cada custo com o respetivo preço unitário, quantidade, código fiscal e desconto, e o Meight calcula a soma, os impostos e o total à medida que avança. Pode também anexar o documento original, para que fique guardado com o registo e nunca mais ande à procura dele.

Como tudo isto acontece quando a fatura chega, os seus custos ficam registados à medida que entram, em vez de serem reconstruídos no fim do mês. Sabe sempre aquilo a que se comprometeu, quanto lhe custou de facto um determinado trabalho e quando cada fornecedor tem de ser pago, e é isso que lhe diz se a tarifa a que o realizou lhe deixou alguma margem.

Quando a fatura é de trabalho subcontratado, nem sequer a regista à mão. Se emitiu esse trabalho através de uma ordem de compra, gera a fatura de fornecedor diretamente a partir dela, e o Meight cria-a na Contas a Pagar com os dados já preenchidos. A fatura e a ordem de compra ficam ligadas a partir daí, por isso o trabalho que subcontratou e a conta correspondente nunca se separam.

Como cada fatura tem a sua data de vencimento, consegue ver o que aí vem e planear em função disso, em vez de ser apanhado de surpresa. Sabe o que vai sair e quando, por isso o fim do mês não traz surpresas desagradáveis e pode alinhar os pagamentos que tem a receber com aquilo que tem a pagar.

Mantenha o controlo do que tem a pagar

Como todas as faturas de fornecedor estão na mesma lista, consegue ver sempre em que ponto está cada uma e quanto continua por liquidar, sem ter de perguntar a ninguém. Aprovar uma fatura faz parte desse mesmo fluxo, em vez de ser algo que acontece à parte, num telefonema ou numa resposta rápida. Uma fatura tem de ser aprovada antes de poder ser paga, e o Meight guarda um registo de quem a aprovou, por isso vê não só o que foi aprovado, mas também quem o aprovou.

Isto significa que trabalha a partir daquilo que sabe de facto, e não daquilo que julga lembrar-se. Não tem de andar a ligar para saber se um pagamento foi acordado, nem de recuar nas mensagens antigas para confirmar um valor, e nada é pago sem ter sido verificado primeiro. Num escritório onde muitas vezes é a mesma pessoa a tratar do planeamento, da faturação e de meia dúzia de outras coisas ao mesmo tempo, ter essa clareza sobre o que se deve tira um peso real do dia.

Esteja preparado quando lhe pedirem provas

As inspeções e auditorias têm o hábito de pedir exatamente o documento que não consegue encontrar. Com a Contas a Pagar, tudo o que diz respeito a uma fatura fica reunido num só lugar, incluindo os dados do fornecedor, o número de fatura e as datas, as linhas de custo, o documento original que anexou e o registo de quem a aprovou. Se alguma fatura tiver sido cancelada, o motivo e a pessoa que a cancelou também ficam em arquivo.

Por isso, quando alguém lhe pede provas, já as tem. Pode mostrar o que foi faturado, o que foi acordado, quem aprovou o pagamento e porque é que algo foi anulado, sem ter de andar a remexer em e-mails antigos ou a reconstruir a história depois do facto. Para as transportadoras que operam na UE, onde as exigências de documentação são apertadas e as perguntas podem chegar a qualquer momento, conseguir responder em poucos minutos em vez de perder uma tarde com isso vale muito.

Porque é que isto importa para as transportadoras

Nada disto tem a ver com mudar a forma como gere o seu negócio. Tem a ver com retirar o atrito que se acumula à volta das faturas de fornecedor quando estão espalhadas por demasiados sítios. Se as regista à medida que chegam, as aprova com um rasto claro por trás de cada uma e mantém as provas anexadas, a correria do fim do mês vai diminuindo discretamente, mês após mês.

O que lhe fica é menos tempo gasto em papelada, menos surpresas quanto ao que tem a pagar, fornecedores pagos a tempo e um registo limpo por trás de cada pagamento, e tudo isto se traduz num fecho de mês mais calmo e mais previsível para todo o escritório.

A Contas a Pagar já está disponível no Meight.

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