O que é um TMS? Um guia completo

Uma transportadora com dez camiões passa o dia a enviar cotações, a passar serviços aos motoristas, a saber por onde andam, a recolher CMRs e a faturar no fecho do mês. Esse trabalho todo vive no Excel, no WhatsApp, no email, em papel e na cabeça do operador.

Um TMS, ou transport management system, é o software que junta essas operações todas num único sítio.

Este guia explica o que é um TMS, o que faz, quem o usa, e onde encaixa naquilo que já existe na empresa. É escrito para operadores e gestores de transportadoras rodoviárias de mercadorias. Não diz qual o TMS a escolher nem compara produtos específicos.

O que é um TMS?

TMS significa transport management system (sistema de gestão de transportes). É o software operacional que uma transportadora (ou um transitário, ou um operador logístico) usa para planear, executar, documentar e faturar os transportes que faz. Há quem lhe chame também transport management software ou software de gestão de transportes.

O problema que resolve é antigo. À medida que a empresa cresce, as folhas de Excel e os telefonemas que funcionavam com poucos camiões deixam de chegar. A informação fica espalhada por demasiados sítios, o operador deixa de saber, num relance, que camiões estão carregados, o departamento financeiro não consegue saber a que viagem pertence cada recibo, e o fecho do mês passa a ser uma reconciliação que demora dias. Um TMS existe para pôr cotações, planeamento, documentação e faturação num único sistema, onde toda a gente vê os mesmos dados.

O TMS confunde-se muitas vezes com três outros sistemas, por isso vale a pena distinguir cada um.

TMS vs ERP

Um ERP (enterprise resource planning) cobre a empresa toda, incluindo contabilidade, recursos humanos, compras e, em alguns casos, produção. Um TMS cobre só a parte do transporte e, em geral, alimenta o ERP em vez de o substituir. As viagens e as faturas saem do TMS e entram no ERP, onde passam a fazer parte das contas da empresa.

TMS vs WMS

Um WMS (warehouse management system) trata do que acontece dentro do armazém, ou seja, recepção, arrumação, picking e embalamento. O TMS trata do que acontece a partir do momento em que a mercadoria sai do armazém. Um 3PL que faça armazém e transporte costuma ter os dois lado a lado, integrados para que as expedições passem de um para o outro sem ter de se voltar a introduzir nada.

TMS vs telemática

A telemática controla o veículo em si, ou seja, posição GPS, consumos, comportamento de condução. O TMS planeia e gere o trabalho que o veículo está a fazer. Os dois sistemas complementam-se em vez de se sobreporem. A maioria dos TMS integra-se com a telemática para que os dados do veículo apareçam automaticamente na ficha da viagem.

Na estrutura de sistemas de uma transportadora, o TMS (a que alguns fornecedores chamam transport management platform) fica entre o lado do cliente e o lado administrativo. É a camada operacional onde o trabalho do dia a dia acontece.

O que faz um TMS?

Um TMS é feito de módulos. Cada produto organiza-os à sua maneira, mas as funcionalidades abaixo são as que a maioria das transportadoras espera encontrar.

Cotações e tabelas de preços

É onde se faz o preço de uma carga antes de a aceitar. O TMS tem a tabela de preços (por rota, por cliente, por tipo de viatura, por peso, por distância) e produz uma cotação sem o operador ter de refazer o cálculo no Excel de cada vez. Também guarda um histórico do que foi cotado, a quem, e se ganhou ou perdeu o serviço. Sem TMS, as cotações ficam em emails dispersos e a tabela de preços vive na cabeça de uma pessoa ou em papel.

Encomendas e reservas

Quando a cotação é aceite, a carga passa a ser uma encomenda. O TMS guarda os locais de carga e descarga, a referência do cliente, o preço acordado, requisitos especiais, e os documentos exigidos. A partir daí, tudo o que vier remete para essa encomenda. Sem TMS, os mesmos dados são reescritos para uma folha de cálculo, depois para uma mensagem de WhatsApp, depois para uma fatura, com erros a acumular em cada passo.

Planeamento

O operador vê os camiões e motoristas disponíveis e as cargas para mover, e decide que viagem vai para que motorista. Um bom TMS mostra o mapa de planeamento visualmente, avisa quando há conflitos como horas de condução ou indisponibilidade de viatura, e permite passar um serviço a um motorista em poucos cliques. Sem TMS, o planeamento acontece num quadro ou numa folha de Excel, e os serviços são passados ao motorista por telefone.

Comunicação com o motorista (app do motorista)

Quando o serviço é atribuído, o motorista tem de saber. Alguns TMS incluem uma app para isso. A app mostra ao motorista a viagem, as paragens, as moradas, os contactos e os documentos necessários, e o motorista confirma a carga, a descarga e quaisquer incidências directamente na app. Sem app, o motorista recebe o serviço por telefone ou WhatsApp, e o escritório só sabe o que se passou quando consegue falar com ele.

Documentação (eCMR, CMR, POD)

Cada transporte gera papelada. O CMR é o documento legal que acompanha a mercadoria, e o POD confirma que foi entregue. O TMS gere esta documentação em formato digital, incluindo o eCMR, que é a versão eletrónica do CMR e é legalmente válido em toda a UE ao abrigo do Protocolo e-CMR. Os motoristas assinam na app, o documento fica guardado na ficha da viagem, e o departamento financeiro deixa de andar atrás de papéis no fecho do mês.

Faturação

Quando a viagem está feita e os documentos estão entregues, é preciso faturar ao cliente. O TMS junta o preço acordado, os custos reais e a documentação numa fatura, muitas vezes de forma automática, e mantém um registo do que está faturado, do que está pago, e do que está por receber. Sem TMS, a faturação é um trabalho manual à parte, sempre no fecho do mês.

Relatórios e análise

Como os dados operacionais estão todos no mesmo sítio, o TMS consegue produzir relatórios sobre eles. Os mais comuns são taxa de ocupação da frota, receita por quilómetro, custo por viagem, rentabilidade por cliente ou por rota, e cumprimento de prazos. Sem TMS, estes números são estimativas ou são reconstruídos manualmente a partir de folhas de Excel sempre que alguém pergunta.

Integrações (ERP, telemática, bolsas de cargas)

Um TMS raramente funciona sozinho. Costuma integrar-se com o sistema de contabilidade ou ERP, para que as faturas entrem nas contas, com os fornecedores de telemática, para que a posição do veículo e os consumos apareçam na ficha da viagem, e por vezes com bolsas de cargas onde se publicam serviços. As integrações são o que impede o TMS de se tornar mais uma ferramenta isolada, e muitas vezes são o que distingue uma implementação que funciona de uma que frustra.

Quem usa um TMS?

Nem todas as transportadoras precisam de um TMS. A questão é menos sobre tamanho e mais sobre complexidade da operação.

Quando faz sentido pensar num TMS

A indicação não é um número certo de camiões. É o momento em que a forma de trabalhar começa a ceder em relação ao próprio peso. Alguns sinais fiáveis:

• O operador já não consegue dizer, sem consultar, onde está cada camião e o que está a fazer.
• A informação sobre a mesma viagem vive em três ou quatro sítios diferentes, como uma folha de Excel, um email, uma conversa de WhatsApp, e um CMR em papel.
• O fecho do mês obriga a vários dias só para conciliar o que foi feito com o que tem de ser faturado.
• Os clientes começam a pedir coisas como POD imediato, faturação eletrónica ou seguimento em tempo real, e a forma actual de trabalhar não permite responder com facilidade.
• Quando entra gente nova, demora semanas até serem produtivos porque o conhecimento da operação não está escrito em lado nenhum.

Uma operação pequena, com um operador, ainda consegue funcionar com Excel e telefone. Quando a frota cresce, o escritório ganha mais pessoas, e os clientes começam a pedir documentos digitais, a mesma forma de trabalhar continua a funcionar no papel, mas custa caro em tempo, erros e dinheiro perdido.

Tipo de empresa

A palavra "TMS" cobre software usado por vários tipos de empresas, e as necessidades não são sempre as mesmas.

Transportadoras de mercadorias têm camiões próprios ou subcontratam, mas movem a mercadoria. Preocupam-se sobretudo com planeamento, execução pelo motorista e documentação.

Transitários organizam o transporte por conta dos clientes mas em regra não têm camiões. Preocupam-se sobretudo com cotações, subcontratação, e visibilidade sobre vários transportadoras.

3PLs (operadores logísticos) juntam armazém e transporte, e costumam precisar tanto de um WMS como de um TMS.

Um TMS pensado para uma transportadora rodoviária de mercadorias com frota própria é diferente de um pensado para um transitário. Os módulos são os mesmos no nome, mas o foco muda.

O contexto ibérico

Os transportadoras que operam em Portugal e Espanha vivem um contexto regulatório e operacional próprio que torna a adopção de um TMS cada vez mais relevante. O eCMR é aceite nos dois países, e o Regulamento eFTI da UE, que obriga as autoridades a aceitar informação eletrónica sobre o transporte de mercadorias, está a ser implementado por fases nos vários Estados-membros, o que é mais uma razão para as transportadoras procurarem sistemas capazes de produzir e trocar essa informação digitalmente.

As rotas transfronteiriças entre Portugal e Espanha acrescentam outra camada, com clientes diferentes, convenções documentais diferentes e, às vezes, regras de faturação diferentes. Um TMS que lide com as duas línguas, os dois regimes fiscais e os dois contextos regulatórios poupa muito trabalho manual à transportadora.

Maturidade da operação

Um TMS funciona melhor quando a transportadora já tem uma forma de trabalhar estável, com clientes definidos, rotas definidas, uma tabela de preços definida e documentos definidos. Não substitui um modelo operacional. Se a transportadora ainda está a perceber o que faz e como cobra, um TMS vai acelerar o caos que já existe sem o reduzir.

O que um TMS não faz

Um TMS é um software operacional. Não é uma estratégia, não é uma frota, e não é uma carteira de clientes.

Um TMS não arranja cargas. Algumas plataformas integram-se com bolsas de cargas, mas o trabalho comercial de ganhar clientes continua a ser da transportadora. Também não substitui a telemática nem o equipamento de bordo, e, embora a maior parte dos TMS produza faturas e as envie para a contabilidade, não substitui o contabilista nem o ERP. E um TMS não corrige um processo mal feito. Se o planeamento da empresa não é claro, o TMS torna isso visível depressa, mas resolver o problema continua a ser da responsabilidade de quem gere a operação.

Um TMS ganha o seu lugar quando o trabalho que vai gerir está bem definido e a transportadora precisa de uma visão única e partilhada desse trabalho. Saber o que ele não faz é a forma de evitar esperar dele o que não pode dar.

Como funciona um TMS na prática?

Hoje em dia, a maioria dos TMS está na cloud. A transportadora acede ao sistema através de um navegador no escritório e de uma app no telemóvel do motorista, o que significa que não é preciso arranjar nenhum servidor ou andar a instalar software em cada computador na empresa, e as actualizações acontecem automaticamente. A transportadora paga uma mensalidade ou anuidade por utilizador, por camião, ou por motorista ativo, e os modelos de preço variam.

Uma viagem típica pelo sistema é mais ou menos assim. O cliente pede uma cotação por email, telefone, ou através de um portal. O operador faz a cotação no TMS com a tabela de preços já configurada e, quando o cliente aceita, a cotação passa a ser uma encomenda. O operador passa a encomenda a um camião e a um motorista, o motorista recebe a viagem na app, vai ao local de carga, confirma o carregamento, segue para o local de descarga, confirma a descarga e assina o eCMR. O departamento financeiro vê que a viagem está fechada e que os documentos estão entregues, e a fatura pode ser emitida com base no preço acordado. A fatura segue para o sistema de contabilidade, e os relatórios atualizam-se com a receita, os custos e a margem da viagem.

Benefícios de usar um TMS

O trabalho que um TMS substitui é o mesmo que a transportadora já estava a fazer. A diferença é que passa a ser feito com menos atrito e menos erros. Os benefícios mais comuns:

Menos tempo a correr atrás de informação. O operador deixa de andar a ligar aos motoristas para saber por onde andam, o departamento financeiro deixa de andar atrás dos CMRs, e o gestor deixa de perguntar quem sabe o quê sobre que viagem.

Faturação mais rápida. Com os documentos e os preços já no sistema, faturar no fecho do mês passa a ser uma revisão em vez de uma reconstrução, e o dinheiro entra mais depressa.

Menos erros. Quando os dados são introduzidos uma única vez e reaproveitados, a probabilidade de uma gralha numa fatura ou de uma morada errada numa entrega diminui.

Uma visão real dos números. A taxa de ocupação da frota, a receita por quilómetro, o custo por viagem, e a rentabilidade por cliente deixam de ser estimativas e passam a ser relatórios.

Transições mais fáceis. Quando entra um operador ou um administrador novo, o conhecimento já não está só na cabeça de uma pessoa. O sistema carrega-o.

Nenhum destes benefícios é automático. Um TMS mal implementado é só mais uma ferramenta que ninguém usa como deve ser. Os benefícios só aparecem quando o sistema é usado de forma consistente e os dados que entram são limpos.

Uma nota para os expedidores

Este guia é escrito sobretudo para transportadores rodoviários de mercadorias, ou seja, as empresas que movem a mercadoria. Mas os expedidores (as empresas cuja mercadoria está a ser movida) também interagem com TMS, e é justo dedicar-lhes uma nota à parte.

Os expedidores usam um TMS para o outro lado do mesmo problema. Um expedidor com um fluxo regular de mercadoria, quer tenha camiões próprios, quer subcontrate, quer ambos, precisa de planear cargas, entregá-las a transportadoras, segui-las em trânsito, receber a documentação e, no fim, pagar as faturas. Um TMS do lado do expedidor inclui funcionalidades que um TMS do lado da transportadora não destaca, como selecção de transportadoras, lançamento de cargas, comparação de tarifas, e auditoria de faturas de transporte.

Há sobreposição entre os dois lados. Um expedidor que tenha frota própria usa muitos dos mesmos módulos que uma transportadora usa, e uma transportadora que organize transporte subcontratado para os seus clientes usa alguns dos mesmos módulos que um expedidor usa. A fronteira entre os dois é cada vez mais ténue, e muitos TMS conseguem servir os dois lados.

Para os expedidores que estão a ler isto, as perguntas relevantes são outras. Em vez de "como é que isto me ajuda a gerir os meus motoristas", a pergunta passa a ser "como é que isto me ajuda a trabalhar com os meus transportadoras". A visibilidade, a troca de documentação e a gestão de tarifas pesam mais, e os módulos de planeamento e app do motorista pesam menos.

Perguntas frequentes (FAQ)

O que faz um TMS, numa frase? Um TMS permite a uma transportadora planear, executar, documentar e faturar num único sistema partilhado, em vez de espalhados por folhas de Excel, emails, papel e telefonemas.

Um TMS é o mesmo que software de gestão de frotas? Não exactamente. A gestão de frotas refere-se em geral à gestão dos próprios veículos, incluindo manutenção, combustível, pneus, seguros e telemática. Um TMS gere o trabalho que os veículos estão a fazer, incluindo as cargas, as viagens, os documentos e as faturas. Muitos sistemas cobrem as duas áreas em alguma medida, mas o foco é diferente.

Quando é que uma transportadora precisa de um TMS? Depende da operação, não do número de camiões. Uma transportadora cujo trabalho cabe sem problemas numa folha de Excel provavelmente não precisa. Uma transportadora em que operadores estão a perder tempo ao telefone, o fecho do mês é uma corrida, e os clientes começam a pedir documentação digital, provavelmente precisa. 

Um TMS substitui o Excel e o WhatsApp? Em grande parte sim. As cotações, o planeamento, a documentação e a faturação passam para o TMS. O Excel e o WhatsApp tendem a ficar por perto para aquilo em que são realmente bons, como análises pontuais e mensagens rápidas, e deixam de ser usados para aquilo para que nunca foram pensados, que é gerir a operação. 

Um TMS funciona com a contabilidade ou o ERP que já temos? Sim, é o cenário mais comum. A maioria das transportadoras mantém o sistema de contabilidade ou ERP que já tem e integra o TMS com ele, ou seja, o TMS trata da operação enquanto o ERP trata das contas. As faturas geradas no TMS passam para o ERP.