Gestão de Fretes: criar, orçamentar e atualizar fretes

Um frete é a ordem de transporte de um trabalho isolado ou de uma série recorrente de trabalhos. Regista o cliente e o contrato, a carga, as tarefas de recolha e de entrega, e as rubricas que compõem o preço.

Quase todos os registos operacionais e financeiros da Meight são criados a partir de um frete. Assim que o frete existe, pode planeá-lo numa volta, orçamentá-lo, subcontratá-lo, faturá-lo ou duplicá-lo.

Cria um frete quando um cliente pede um transporte, quando reserva trabalho novo, ou quando uma reserva precisa de uma ordem estruturada na plataforma.

Os seus fretes estão em Fretes, na página Reservas. Cada linha mostra o ID do frete, o estado, o cliente e o código postal, a cidade e o país de recolha, e a lista pode ser filtrada e pesquisada. Orçamentar, Múltiplos fretes e Disponibilidade de motoristas estão no canto superior direito, ao lado de Criar novo.

Cada linha tem um ícone de bandeira, um ícone de olho e um menu de três pontos.

O preço de um frete vem das rubricas do cartão Rubricas, e não de um único campo de preço. Cada rubrica tem um Preço unitário, uma Quantidade, uma Categoria de taxa de IVA Normal ou Reduzida, uma Taxa de IVA, um Desconto opcional e uma Descrição opcional.

Há dois tipos. Um item é o item ou serviço transportado, escolhido do catálogo de itens, e um frete só pode ter um. Uma sobretaxa é um custo adicional sobre o item, por exemplo uma sobretaxa de combustível, e um frete pode ter as que forem precisas. Uma sobretaxa nova sugere a taxa de IVA já aplicada ao item.

O Preço e o Preço com IVA no cartão Informação geral são a soma de todas as rubricas, por isso atualizam-se sempre que uma rubrica é adicionada, alterada ou removida.

Depois de guardar o frete, o ícone de visto numa rubrica abre Verificar preço do contrato. Compara o preço unitário atual com o preço calculado a partir do contrato do cliente, e pode manter o preço atual, aplicar o preço calculado ou definir um preço personalizado.

A ferramenta de orçamentação dá-lhe um preço sugerido para um transporte que ainda não foi reservado, calculado a partir dos locais de recolha e de entrega, dos custos e da rentabilidade estimados, e de fretes semelhantes anteriores.

Orçamentar não cria nenhum frete nem altera dados. Use-a quando um cliente pergunta quanto custaria um transporte, quando está a decidir se um trabalho é rentável, ou quando quer comparar um pedido com fretes que já fez.

Definir uma Frequência num frete, por exemplo todos os dias ou todas as semanas, torna-o recorrente. A Meight passa a criar automaticamente os fretes futuros da recorrência, por isso uma rota regular só tem de ser configurada uma vez. O filtro Recorrência na lista de fretes mostra que fretes são recorrentes.

Alterar a frequência pede-lhe uma confirmação primeiro. A nova frequência aplica-se ao frete que está a editar e a todos os fretes futuros da recorrência, e os fretes passados ficam como estão.

Remover a frequência termina a recorrência, e deixam de ser criados fretes a partir dela.

A edição é feita cartão a cartão na página do frete. Use-a para corrigir um local ou uma hora, ajustar o preço, ou atualizar a carga quando o cliente muda o pedido.

A duplicação cria um frete novo a partir de uma cópia de um existente, trazendo o cliente, a rota, as tarefas e a carga. Use-a quando um cliente reserva o mesmo transporte outra vez, quando faz uma rota regular, ou quando um trabalho novo difere pouco de um anterior.

O menu de três pontos numa linha tem as ações que pode executar sem abrir o frete. Ver abre-o, Duplicar copia-o, Subcontratar cria uma ordem de compra para ele, Adicionar bandeira marca-o e Adicionar lembrete cria um lembrete associado. O menu tem ainda Copiar volta anterior, Planear, Plan drop e Plan hook. O que não se aplica ao frete no estado atual aparece a cinzento.

Abrir o frete dá-lhe o conjunto completo na coluna de ações do lado direito. O botão principal acompanha o estado, por isso Planear aparece enquanto o frete está por planear ou parcialmente planeado, Marcar como Completado assim que está planeado, e Gerar fatura assim que está completado. Cancelar frete está disponível enquanto o frete ainda está reservado e exige um motivo de cancelamento.

Em Outras acções estão Subcontratar, Adicionar lembrete, Adicionar bandeira e Remover bandeira, e Duplicar.

Por baixo, os documentos relacionados listam as faturas, as ordens de compra e os documentos eCMR relacionados com o frete, cada um com a soma, os impostos e o total com IVA incluído. Selecionar um abre-o.

O preço de um trabalho costuma ficar fechado antes de alguma coisa ser escrita. Uma conta feita de cabeça, uma tarifa de que alguém se lembra da última vez que fez o percurso, um valor combinado ao telefone. Orçamentar a partir dos seus custos, das suas portagens e do que percursos semelhantes renderam dá-lhe um preço que consegue explicar mais tarde, ao cliente ou a quem acabar por o faturar.

Quando a fatura sai, a decomposição já lá está. O transporte e as sobretaxas foram cotados separadamente quando o trabalho foi reservado, e cada um pode ser confrontado com o contrato do cliente antes de faturar, por isso um cliente que pergunte por uma linha de combustível tem algo concreto para ver em vez de um total em que tem de acreditar.

O trabalho regular deixa de ser reescrito. Uma rota que se repete todas as semanas é configurada uma vez e os trabalhos seguintes são criados por si, por isso ninguém anda a copiar o frete da semana passada e a corrigir as datas.